Como evitar atrasos nas entregas no transporte de cargas

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Numa corrida com obstáculos, o objetivo é alcançar a linha de chegada, como em qualquer corrida. No entanto, durante o percurso existem empasses, obstáculos que precisam ser saltados. Caso o atleta não consiga pular pelo obstáculo, com certeza isso irá prejudicar seu tempo de prova, atrasando a sua chegada.

O mesmo acontece no transporte de cargas. A diferença é que o atleta tem certeza que irá enfrentar os obstáculos. Já durante o transporte, não sabemos se haverá ou não obstáculos, mas sabemos que eles podem acontecer a qualquer momento.

Por isso, assim como o atleta, temos que estar preparados para “pular” os obstáculos, resolver os problemas, para que a entrega seja feita com sucesso e dentro do prazo.

No entanto, no transporte de cargas, quando chegamos atrasados no final dessa “corrida” podemos prejudicar os clientes, que está esperando pela mercadoria no prazo que foi combinado.

Nessa matéria, vamos dar algumas dicas para ajudar a evitar atrasos nas entregas e melhorar o serviço prestado para os seus clientes.

Melhorar a comunicação interna

No final das contas, não importa se você trabalha na logística, administrativo, vendas, financeiro, fiscal… O objetivo final de uma empresa é sempre o mesmo: entregar para o cliente. É aí que o ciclo se fecha. Para que a empresa tenha lucro e possa “sustentar” todas as áreas, é preciso produzir um produto, que precisa ser vendido para o cliente, que precisa receber a sua mercadoria.

Em todo esse processo, a comunicação está mais do que presente. Ela é fundamental a todo momento, inclusive na logística. Como já vimos, o objetivo da comunicação é transmitir uma informação. Essa “informação” pode ser uma posição de entrega, uma ação de ocorrência, um CT-e ou NF-e, por exemplo.

Perceba, em uma empresa a comunicação entre as áreas precisa (obrigatoriamente!) ser muito eficiente. Afinal, realmente um setor depende do outro.

A má comunicação na logística e na empresa como um todo pode causar grandes problemas nos resultados, nas finanças e no relacionamento com clientes e parceiros.

Quando um cliente liga pedindo uma informação (como, por exemplo, sobre o andamento da entrega) o que irá acontecer? Qualquer um que o atender saberá responder prontamente? Primeiramente, o ideal seria que o cliente nem precisasse ligar, concorda?

Vamos mais além. Você sabe como está o andamento das entregas? Como a transportadora te posiciona sobre as ocorrências? Se você só fica sabendo que houve um problema na entrega quando o cliente liga para reclamar, tem algo muito errado aí!

Ter a informação em mãos e, de preferência, em tempo real, pode evitar muitos constrangimentos, dores de cabeça e até prejuízos. Sabemos que imprevistos podem acontecer a qualquer momento, principalmente no transporte. Mas é imprescindível que essa informação chegue rápido o suficiente para que a resolução do problema venha de forma proativa e não reativa. Por isso, para uma boa comunicação na logística, é importante que as informações de todas as áreas sejam de fácil acesso. De preferência, que estejam em uma única base, onde todos possam acessar quando for necessário (claro, aquilo que é cabível para cada setor).

Registrar (e resolver) as ocorrências

É importante que as ocorrências sejam registradas por vários motivos. Para tratar as ocorrências (“pular o obstáculo”) é preciso ter o registro delas em um sistema TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte). Isso também será útil para fazer análises e implementar melhorias. Sendo assim, o registro das ocorrências de transporte é essencial para evitar atrasos nas entregas.

O ideal é que esse registro das ocorrências de transporte seja feito em tempo real, ou seja, assim que o problema acontecer. Portanto, é interessante que o próprio motorista as cadastre. Para que isso seja possível, existem aplicativos de celular que foram desenvolvidos especialmente para facilitar esse processo. Através do aplicativo, o próprio motorista registra as ocorrências no momento em que aconteceram e pode, inclusive, anexar fotos e documentos, como o comprovante de entrega digitalizado, por exemplo. A ocorrência aparece automaticamente no seu TMS ou no painel de controle (que serve para que o embarcador ou transportador acompanhem o andamento de todas as entregas)

Desta forma, todas as ocorrências ficam registradas no seu TMS, o que facilita o controle e resolução dos problemas.

Analisar o que já aconteceu para não repetir o mesmo erro

Quando olhamos para trás e analisamos os erros cometidos no passado, temos condições de estudar formas de não os repetir novamente.

Mas, quem analisa, analisa algo. Se não houver nenhum registro do que aconteceu durante as entregas, não há como analisar os erros que foram cometidos. Por isso é tão importante registar as ocorrências.

A partir do registro das ocorrências, é possível quantificá-las, gerar relatórios e indicadores de desempenho.

Dessa forma, conseguimos:

• Identificar pontos de melhoria;
• Verificar quais ocorrências acontecem com mais frequência e tomar providencias para minimizar o problema;
• Medir a performance da transportadora e/ou dos motoristas com base nas entregas realizadas com sucesso e dentro do prazo;
• Manter o cliente sempre atualizado sobre o andamento das entregas de sua mercadoria, diminuindo gastos com atendimento ao cliente.

Fazendo todas essa analises, é possível tomar ações para prevenir que alguns problemas aconteçam. E para aqueles que são inevitáveis, podemos nos preparar para saber exatamente como agir nessas situações para ultrapassar o obstáculo, evitar atrasos nas entregas, e “atravessar a linha de chegada” com sucesso.

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