Em vez de ler, que tal assistir?!
Na rotina diária do transporte rodoviário, parece que está tudo sob controle: o motorista recebe a rota, carrega o caminhão, faz as entregas e missão cumprida. Parece simples, não é verdade?
Porém, existe um detalhe essencial que pode comprometer todo o seu fluxo e o seu caixa: os comprovantes de entregas.
Esse documento fundamental deveria garantir que a entrega foi realizada corretamente, mas muitas vezes acaba esquecido, ilegível ou preenchido de qualquer jeito.
O resultado? Retrabalho, atrasos no faturamento e relações estremecidas com os clientes.
Leia até o fim para descobrir por que ter um processo bem definido para conferência dos comprovantes de entregas com o motorista é tão importante e como isso pode transformar seus resultados.
Por que os comprovantes de entregas são tão importantes?
À primeira vista, o comprovante de entrega pode parecer apenas um papel com uma assinatura.
Algo simples, que só serve para formalizar que o cliente recebeu o que foi combinado. Mas, a realidade é que esse documento é muito mais do que isso: ele é a confirmação de que sua empresa cumpriu sua parte. Sem ele, o restante do processo, principalmente o financeiro, pode travar.
Quando o comprovante de entregas chega incompleto, ilegível ou nem é conferido quando o motorista retorna, todos saem perdendo:
- O financeiro não consegue faturar, justamente porque em alguns casos o cliente exige o comprovante;
- O cliente pode contestar a entrega, alegando não ter recebido o pedido.
- A cobrança fica em aberto e o pagamento não é liberado.
Isso significa que a cada erro nesse processo, seu fluxo de caixa sofre, a credibilidade da sua empresa fica ameaçada e as reclamações aumentam.
Quem é o responsável pelos comprovantes de entregas?
Na prática, o responsável inicial é o motorista. Ele chega no cliente, entrega o produto, pega a assinatura e confere os dados junto ao cliente.
Porém, sabemos bem que a correria do dia a dia prejudica esse processo. Muitas vezes a coleta é feita com pressa, sem conferência, e quando um problema aparece já é tarde demais.
E se o cliente, dias depois, alegar que não recebeu o pedido?
Se o cliente alegar que não recebeu, sem um comprovante devidamente preenchido e assinado, você fica desprotegido. Isso pode significar devolução, reentrega, prejuízo e até o risco de perder o cliente.
É por isso que treinar a equipe de entrega e padronizar esse processo é fundamental. E mais do que isso: a tecnologia pode evitar esse tipo de erro antes que ele aconteça.
Como os comprovantes de entregas impactam o relacionamento com o cliente?
A experiência do cliente não termina na entrega do produto. Termina quando ele está utilizando o produto e tudo está resolvido e documentado.
Clientes percebem quando um processo é desorganizado. Um documento mal preenchido, rasurado, com informações erradas ou incompletas, transmite falta de cuidado. E isso gera desconfiança.
Você pode nem saber o motivo pelo qual um cliente parou de te contratar, mas são detalhes como esse, que leva o cliente a trocar sua empresa por outra mais organizada.
Por outro lado, quando o processo de entrega é bem-feito, com documentação clara e correta, reforça a confiança do cliente. Mostra que sua empresa é séria, organizada e valoriza a experiência dele, ou do cliente dele, até o fim.
Como evitar atrasos, retrabalho e perda de clientes? Vamos ao passo a passo!
Se chegou você até aqui e se acendeu um alerta aí na sua cabeça, ótimo! Isso significa que você está pronto para agir. Aqui vão três dicas simples e comprovadas para resolver esses problemas:
1️⃣ Digitalize o processo de comprovantes de entregas
Substitua a papelada por soluções digitais. Um aplicativo de gestão de entregas elimina o papel, reduz erros, facilita o armazenamento e consulta de documentos. Com assinaturas digitais e envio automático, todo o fluxo é mais rápido, seguro e padronizado.
️2️⃣ Treine os motoristas e padronize o procedimento
Explique a importância do comprovante, mostre como preencher corretamente e oriente sobre a conferência dos dados. Motoristas que entendem o valor desse documento representam melhor a sua empresa e cometem menos erros.
3️⃣ Faça uma conferência antes de lançar o faturamento
Crie uma rotina simples de conferência dos comprovantes logo que o motorista retornar. Isso evita que erros passem despercebidos, agiliza todo o processo financeiro e garante que o cliente receba tudo certo.
Atenção aos detalhes: o segredo das grandes transportadoras
Pode parecer só mais um documento, mas o comprovante de entregas é um dos grandes diferenciais entre transportadoras amadoras e empresas de sucesso.
Se for tratado com o cuidado que merece, pode evitar dores de cabeça, acelerar os pagamentos e melhorar a relação com os clientes.
Você pode até tentar resolver manualmente, mas se sua operação lida com alto volume, papelada e prazos apertados, a melhor solução é automatizar esse processo.
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