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Se você gerencia motoristas e entregas, com certeza sabe que acompanhar as entregas é essencial para reduzir custos, otimizar tempo, fidelizar os clientes e aumentar os lucros da empresa, não é mesmo?! Agora, sua empresa faz o acompanhamento de entregas da forma correta?
Nesta matéria, vou te dar uma dica valiosa de como começar a fazer o acompanhamento das entregas.
Porque você precisa começar a fazer o acompanhamento de entregas?
Tem gente que não se preocupa em fazer o acompanhamento / rastreamento das entregas por achar que é uma tarefa sem valor, que não faz diferença.
Só que o acompanhamento é uma prática fundamental para empresas ganharem produtividade e aumentarem a lucratividade.
Aumentar a produtividade está diretamente ligado a uma boa comunicação entre todos os envolvidos, uma comunicação integrada. A sua empresa, a transportadora e os seus clientes precisam de informações rápidas sobre cada detalhe das entregas.
Mas o que é comunicação integrada? É justamente garantir que todos os interessados tenham acesso a informações sobre a entrega sempre que precisarem, em um único lugar, sem precisar ligar ou mandar e-mail para ninguém, ou seja, sem intermediários.
Isso é possível com a ajuda da tecnologia de sistemas e aplicativos de gestão. Na prática, você, que é gestor, precisa saber onde o motorista está, sem ter que ligar pra ele, pois muitas vezes ele vai estar dirigindo e não poderá atender.
O seu cliente precisa saber exatamente em que pé anda a entrega e se o pedido dele já está para chegar, mas sem precisar ligar pra você ou abrir um chamado no SAC. Isso garante o bom andamento da operação e ações mais rápidas e eficientes, além de garantir a satisfação de seu cliente, que terá certeza do comprometimento e eficiência da sua empresa.
Como fazer o acompanhamento das entregas na prática?
Existem muitas maneiras de se acompanhar a entrega, umas manuais e mais lentas e outras mais rápidas e mais eficientes.
Você pode fazer o acompanhamento manualmente, ligando para o motorista para saber onde ele está, criando uma planilha no Excel para registrar os status (durante e depois da entrega) e atendendo telefonemas dos clientes que querem saber onde está a mercadoria que ele comprou.
Ou você pode usar a tecnologia de aplicativos e sistemas de gestão que tornam esse controle mais fácil, mais rápido e centralizado.
Vamos falar um pouquinho sobre as duas maneiras.
Entrando em contato com o motorista
Se você fizer o acompanhamento manualmente, para saber a posição de cada entrega, se ela já foi finalizada ou se o motorista está próximo ao local, é preciso ligar para ele para ter essa informação. Mas você já pensou se na hora que ele atende o celular, passa um policial e ele leva uma multa? Ou se ele se distrai e causa um acidente?
Esses pontos são importantíssimos para se avaliar quando ligamos para o motorista e que podem impedir ele de responder na hora.
É possível também fazer o acompanhamento via mensagens, e o WhatsApp é uma das formas mais comuns hoje para isso. As mensagens dão a liberdade para o motorista responder no melhor momento, pois ele poderá olhar o celular quando parar o veículo em um cliente para descarregar, por exemplo, e assim não correrá o risco de infrações de trânsito.
Algumas vezes pode se tornar um desafio obtermos a informação que precisamos desta forma ou todos os detalhes de forma clara, portanto é sempre bom trabalhar a comunicação de forma clara e objetiva para que o motorista entenda o que você precisa saber de fato.
Além disso, utilizando o WhatsApp, você não consegue ter uma comunicação integrada, já que se o seu cliente quiser saber sobre o status da entrega, ele não consegue consultar essa informação rapidamente e sozinho.
Você (ou sua equipe) sempre terão que intermediar essa informação, o que torna a resposta mais lenta para o cliente.
Planilha no Excel
Para ter os status das entregas mais organizado, mesmo que de forma manual, é possível criar uma planilha no Excel. Nela você poderá digitar os dados das notas, uma a uma, e qual será o motorista responsável por cada uma delas. Poderá informar, também, a previsão de entrega de cada uma e, após finalizada, os dados da pessoa que recebeu.
Após preenchida, essa planilha poderá ser enviada para o seu cliente todas as manhãs para que ele saiba quais são as entregas previstas para o dia. E uma cópia no meio ou final do dia para que ele fique ciente dos status e das ações que você tomou ao longo do dia.
O que não pode esquecer é que, usando uma planilha, você ficará refém dos motoristas atenderem as ligações ou responderem as mensagens enviadas. Só assim você poderá atualizar sua planilha e garantir a organização do dia a dia e comunicação contínua com o cliente para promover o sucesso das entregas.
Além disso, lembre-se que você precisará digitar as informações na planilha diariamente, o que tomará um tempo. Mas, se você ainda não faz o acompanhamento das entregas, a planilha pode ser um começo.
A comunicação sempre foi o maior desafio para a logística se tornar eficiente no dia a dia, seja com o motorista, com o cliente que confiou a mercadoria ou a pessoa que está na espera do produto.
Felizmente, hoje o celular é uma ferramenta incrível para essa necessidade e sua facilidade de uso o torna útil até mesmo no dia a dia da logística e do transporte. Só que, para isso, você precisa saber e ter a resposta do seu motorista em tempo hábil para que você consiga de fato ser eficiente na resolução dos problemas.
Se você aliar uma boa comunicação a uma boa gestão, utilizando uma planilha você começará a ver um ganho na sua operação e com certeza perceberá o retorno não apenas financeiro, mas também na satisfação dos seus clientes.
Para quem não tem tempo a perder: Automatize o acompanhamento de entregas!
Se você quer mais agilidade e não tem tempo de ficar preenchendo planilhas, ligando para o motorista ou atendendo ligações dos clientes, com certeza será melhor contar com a tecnologia de um sistema para gestão de entregas, como o TudoEntregue.
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Muito obrigada e até a próxima! 🙂
