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Sabe quando você faz uma compra e o entregador te pede para assinar confirmando que recebeu? Esse documento que você assinou é o canhoto de nota fiscal (comprovante de entrega).
Sendo da logística é comum que surjam algumas dúvidas sobre o canhoto de nota fiscal como: “por quanto tempo preciso armazenar?”, “e se rasurar?” ou “qual é a importância do canhoto?”
Então, continue lendo e descubra tudo que precisa saber sobre o canhoto de nota fiscal e se prevenir para não ter problemas depois.
O que é canhoto de nota fiscal?
É um documento junto ao DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal) que serve para comprovar a entrega da mercadoria ao destinatário. Ele deve ser assinado pelo recebedor da mercadoria no ato do recebimento.
Entre as informações que devem constar no canhoto de nota fiscal, estão:
- número do protocolo de autorização do CT-e ou nota fiscal;
- data e hora de entrega;
- documento de identificação do responsável que recebeu a mercadoria;
- chave de acesso na nota fiscal referente ao produto;
- informação de localização geográfica da entrega.
Qual é função do canhoto de nota fiscal no transporte e logística?
É pelo canhoto de nota fiscal que as transportadoras comprovam para as companhias que contratam os seus serviços que as entregas foram efetuadas conforme o previsto.
Depois que a entrega é feita, o entregador precisa tomar alguns cuidados com o comprovante da entrega porque o documento precisa retornar para a área administrativa da empresa.
Imagine que a sua empresa fica localizada em São Paulo e uma das entregas vai ser realizada na Bahia, mas o seu motorista tem outras entregas para fazer após essa e só retornará uma semana depois.
E vamos supor que esse cliente da Bahia informe que não recebeu a entrega, e você não tem como verificar em tempo real porque só vai ter o canhoto de nota fiscal assinado quando o motorista retornar.
Dependendo do porte da empresa é possível que sejam realizadas centenas de entregas nesse percurso. No final, o motorista terá um grande volume de documentos para armazenar.
O motorista retorna uma semana depois e o canhoto não está lá. Problemão, hein?!
Fazer a gestão do canhoto de nota fiscal manualmente não é uma opção segura e não apresentar o canhoto assinado pode acarretar problemas para receber o pagamento.
Perceba que o canhoto de nota fiscal é um documento com função importante na operação de transporte e logística. Por isso, é preciso estar atento a forma que eles são armazenados.
Qual o prazo para guardar canhoto de nota fiscal?
Armazenar o canhoto de nota fiscal é importante, não é só por uma boa prática, mas por obrigação fiscal.
Se a empresa passar por alguma auditoria esse documento pode ser solicitado para verificar possíveis inconsistências.
De acordo com a Lei o prazo de guarda do documento é de 5 anos.
Há muito tempo, via-se pilhas e mais pilhas de papéis em depósitos para guardar esses documentos, mas isso ficou para trás.
A forma mais segura e prática de armazenar esse tipo de documento é digitalmente. E muitas empresas já aderiram devido a praticidade e segurança.
E o canhoto digital, como funciona?
Canhoto digital é o “apelido” do Comprovante de Entrega Eletrônico. Com a adoção dos canhotos digitais, não há mais necessidade de usar comprovantes de papel.
O canhoto digital funciona da seguinte forma:
- Coleta-se o nome do recebedor;
- O número do documento de identificação;
- A data do recebimento;
- Assinatura ou foto que comprove a entrega;
- Identificação da geolocalização;
- Confirmar e enviar os dados.
A foto do canhoto assinado e os dados ficam armazenados no banco de dados da empresa.
Qual é a melhor forma de armazenar o canhoto de nota fiscal?
Lidando com documentos em papéis, muitas coisas podem dar errado: perder, rasgar, sujar, molhar ou até queimar.
Para quem faz entregas é bem comum lidar com o aborrecimento de ficar procurando canhotos em papel, o que é um desperdício de tempo.
A melhor forma de armazenar o canhoto de nota fiscal é digitalmente e você tem como vantagens o nível de segurança, agilidade e tranquilidade.
As informações ficam salvas , sem o risco de extravio, perdas ou deterioração dos documentos.
E assim os canhotos de papel deixam de ser uma preocupação na sua empresa.
Um aplicativo de gestão de entregas, como o TudoEntregue, permite que o motorista dê baixa na entrega pelo celular assim que ela é feita.
A tecnologia do TudoEntregue registra a geolocalização da entrega no local onde foi dado a baixa. Assim, você consegue verificar se o motorista realmente entregou no local indicado.
Você sabe imediatamente se correu tudo bem e armazena digitalmente os comprovantes de entrega para que os encontre facilmente quando precisar.
E aí, esse conteúdo de ajudou?
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