Canhoto de nota fiscal: o que é a melhor forma de armazenar

Em vez de ler, que tal assistir? 

Sabe quando você faz uma compra e o entregador te pede para assinar confirmando que recebeu? Esse documento que você assinou é o canhoto de nota fiscal (comprovante de entrega). 

Sendo da logística é comum que surjam algumas dúvidas sobre o canhoto de nota fiscal como: “por quanto tempo preciso armazenar?”, “e se rasurar?” ou “qual é a importância do canhoto?” 

Então, continue lendo e descubra tudo que precisa saber sobre o canhoto de nota fiscal e se prevenir para não ter problemas depois. 

O que é canhoto de nota fiscal?  

É um documento junto ao DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal) que serve para comprovar a entrega da mercadoria ao destinatário. Ele deve ser assinado pelo recebedor da mercadoria no ato do recebimento. 

Entre as informações que devem constar no canhoto de nota fiscal, estão: 

  • número do protocolo de autorização do CT-e ou nota fiscal; 
  • data e hora de entrega; 
  • documento de identificação do responsável que recebeu a mercadoria; 
  • chave de acesso na nota fiscal referente ao produto; 
  • informação de localização geográfica da entrega. 

Qual é função do canhoto de nota fiscal no transporte e logística? 

É pelo canhoto de nota fiscal que as transportadoras comprovam para as companhias que contratam os seus serviços que as entregas foram efetuadas conforme o previsto.  

Depois que a entrega é feita, o entregador precisa tomar alguns cuidados com o comprovante da entrega porque o documento precisa retornar para a área administrativa da empresa. 

Imagine que a sua empresa fica localizada em São Paulo e uma das entregas vai ser realizada na Bahia, mas o seu motorista tem outras entregas para fazer após essa e só retornará uma semana depois. 

E vamos supor que esse cliente da Bahia informe que não recebeu a entrega, e você não tem como verificar em tempo real porque só vai ter o canhoto de nota fiscal assinado quando o motorista retornar.  

Dependendo do porte da empresa é possível que sejam realizadas centenas de entregas nesse percurso. No final, o motorista terá um grande volume de documentos para armazenar. 

O motorista retorna uma semana depois e o canhoto não está lá. Problemão, hein?! 

Fazer a gestão do canhoto de nota fiscal manualmente não é uma opção segura e não apresentar o canhoto assinado pode acarretar problemas para receber o pagamento.  

Perceba que o canhoto de nota fiscal é um documento com função importante na operação de transporte e logística. Por isso, é preciso estar atento a forma que eles são armazenados. 

Qual o prazo para guardar canhoto de nota fiscal? 

Armazenar o canhoto de nota fiscal é importante, não é só por uma boa prática, mas por obrigação fiscal

Se a empresa passar por alguma auditoria esse documento pode ser solicitado para verificar possíveis inconsistências. 

De acordo com a Lei o prazo de guarda do documento é de 5 anos. 

Há muito tempo, via-se pilhas e mais pilhas de papéis em depósitos para guardar esses documentos, mas isso ficou para trás.  

A forma mais segura e prática de armazenar esse tipo de documento é digitalmente. E muitas empresas já aderiram devido a praticidade e segurança. 

E o canhoto digital, como funciona? 

Canhoto digital é o “apelido” do Comprovante de Entrega Eletrônico. Com a adoção dos canhotos digitais, não há mais necessidade de usar comprovantes de papel. 

O canhoto digital funciona da seguinte forma: 

  • Coleta-se o nome do recebedor; 
  • O número do documento de identificação; 
  • A data do recebimento; 
  • Assinatura ou foto que comprove a entrega; 
  • Identificação da geolocalização; 
  • Confirmar e enviar os dados. 

A foto do canhoto assinado e os dados ficam armazenados no banco de dados da empresa. 

Qual é a melhor forma de armazenar o canhoto de nota fiscal?  

Lidando com documentos em papéis, muitas coisas podem dar errado: perder, rasgar, sujar, molhar ou até queimar. 

Para quem faz entregas é bem comum lidar com o aborrecimento de ficar procurando canhotos em papel, o que é um desperdício de tempo.   

A melhor forma de armazenar o canhoto de nota fiscal é digitalmente e você tem como vantagens o nível de segurança, agilidade e tranquilidade. 

As informações ficam salvas , sem o risco de extravio, perdas ou deterioração dos documentos. 

E assim os canhotos de papel deixam de ser uma preocupação na sua empresa.  

Um aplicativo de gestão de entregas, como o TudoEntregue, permite que o motorista dê baixa na entrega pelo celular assim que ela é feita.  

A tecnologia do TudoEntregue registra a geolocalização da entrega no local onde foi dado a baixa. Assim, você consegue verificar se o motorista realmente entregou no local indicado.  

Você sabe imediatamente se correu tudo bem e armazena digitalmente os comprovantes de entrega para que os encontre facilmente quando precisar. 

E aí, esse conteúdo de ajudou? 

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