Motoristas agregados: Como ter mais controle das entregas e garantir qualidade

Em vez de ler, que tal assistir?

Se, na sua transportadora, você optou por uma operação com motoristas agregados, sabe que crescer exige flexibilidade. 

Por isso, muita transportadora escolhe operar com motoristas agregados. É um jeito mais rápido e barato de aumentar a frota sem precisar comprar veículos e contratar mais gente. 

Os agregados trabalham com seus próprios caminhões, fazem rotas variadas e ajudam a dar conta da demanda, principalmente em picos de movimento. 

O modelo funciona. Mas como tudo no transporte, se não tiver processo e organização, vira dor de cabeça. 

Lendo a matéria até o fim, você vai descobrir as melhores práticas e ferramentas para garantir controle, eficiência e padrão de qualidade mesmo com frota terceirizada. 

Para começar: O que são motoristas agregados? 

Motorista agregado é aquele profissional que presta serviço para sua transportadora, mas não faz parte da sua equipe interna. Ele trabalha com o próprio veículo e, em muitos casos, com horários mais flexíveis. 

Uma das principais vantagens para que as transportadoras contratem agregados é a redução de custos, já que não precisará arcar com as despesas de aquisição de novos veículos e aumento de equipe. Porque ainda é uma forma prática e econômica de crescer.  

Ter uma frota 100% própria é caro: tem custo com veículo, manutenção, documentação, equipe, folha de pagamento, encargos… 

Com agregados, a transportadora consegue: 

• Atender mais clientes com menos custo fixo; 

• Ampliar a área de atuação sem comprar caminhões; 

• Trabalhar com mais flexibilidade, principalmente em épocas de alta demanda. 

Mas o ganho de flexibilidade não pode vir acompanhado de perda de controle. 

Por que é desafiador fazer o controle de motoristas agregados? 

O principal ponto é que os motoristas agregados não vivem a rotina da empresa. Eles não estão dentro da cultura da sua empresa, nem sempre recebem o mesmo treinamento que a equipe interna. Muitos nem conhecem o cliente final ou os padrões que a transportadora costuma seguir. 

Na prática, isso cria um descompasso entre o que foi planejado e o que é executado lá na ponta. 

Por exemplo: Você programa a rota no sistema e planeja a entrega para o cliente das 14h. Só que o motorista agregado resolve fazer outra parada antes. O cliente liga, irritado, e a equipe de atendimento nem sabe se a carga já saiu para entrega ou onde o caminhão está.  

Resultado: Uma imagem de desorganização que não é fácil de recuperar. 

Também tem a questão do desempenho. Sem uma forma de acompanhar, fica difícil medir se estão entregando com qualidade ou só “cumprindo tabela”. 

Tudo isso tem um impacto direto na operação: 

• Tempo perdido com retrabalho e ligações de última hora; 

• Custo extra com devoluções, viagens mal planejadas e clientes insatisfeitos; 

• Imagem prejudicada, porque o cliente não vê diferença entre frota própria ou terceirizada, ele só quer que a entrega aconteça como foi combinado. 

Controlar agregados não é impossível, apenas exige processos, ferramentas certas e um jeito mais estruturado de acompanhar a operação.  

Se isso não estiver bem alinhado, cada novo motorista entra na operação como se fosse a primeira vez e isso, no transporte, custa caro. 

O que pode ser feito para melhorar isso? 

A boa notícia é que dá para resolver esses problemas com algumas mudanças simples e ferramentas que já existem no mercado. Vamos por partes: 

1. Treinamento básico para todos 

Mesmo que o motorista não seja da sua equipe, ele precisa entender como a empresa trabalha. Um treinamento rápido e um bom alinhamento no começo, com orientações simples sobre prazo, atendimento e comunicação já evita muitos problemas depois. 

2. Usar ferramentas certas para se comunicar 

Muita gente usa WhatsApp para se comunicar na transportadora, mas ele não foi feito para gestão de entregas. Existem aplicativos para isso, que evitam falhas na troca de informação e ainda mostram o andamento das entregas. Isso reduz o retrabalho e melhora muito a comunicação. 

3. Ter um painel de controle com rastreamento 

Com a tecnologia certa, você consegue ver em tempo real onde cada entrega está, mesmo quando é feita por um agregado. Isso ajuda a tomar decisões rápidas, avisar o cliente se for preciso e manter a operação sob controle. 

4. Integrar tudo em um sistema (TMS) 

Um sistema de gestão de transportes te ajuda a controlar pagamentos, rotas, desempenho e prazos, tudo em um só lugar. Assim, você consegue aplicar os mesmos indicadores e metas, tanto na frota própria quanto nos agregados, com mais organização. 

Como colocar tudo isso em prática? 

Você que lida com entregas, sabe como pequenos problemas no dia a dia podem virar grandes dores de cabeça: atraso, falta de informação, retrabalho e cliente insatisfeito. 

Muita gente acha que precisa de uma transformação radical para resolver isso, mas a verdade é que, na maioria dos casos, pequenas ações bem-feitas já fazem uma grande diferença.  

Por exemplo, não adianta implementar um sistema complexo se ele não for viável no dia a dia. Existem soluções no mercado que são simples, intuitivas e que já ajudam bastante a organizar a comunicação, as rotas e o status das entregas. 

Um bom aplicativo de gestão de entregas, por exemplo, resolve grande parte dos ruídos de informação com os motoristas agregados. 

Mesmo que o motorista não faça parte da sua equipe fixa, ele precisa saber o que é esperado dele. 

Esse alinhamento pode ser feito de forma simples, com uma conversa rápida no pátio, um vídeo explicando os padrões da empresa ou até um checklist impresso dentro do caminhão. O importante é que ele entenda: “é assim que a gente trabalha aqui.” 

Outro ponto que faz muita diferença é medir o que está acontecendo. Não precisa de relatórios enormes, só de acompanhar o básico, como entregas no prazo, ocorrências por motorista e tempo médio de rota, você já tem uma visão clara do que está funcionando e do que precisa melhorar. 

E se você quer ver na prática como tudo isso pode funcionar aí na sua operação, conheça o sistema de controle de entregas Active TudoEntregue. Você pode agendar uma demonstração gratuita com um dos nossos especialistas e tirar todas as suas dúvidas.