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Você já deve saber a importância de armazenar o canhoto de nota fiscal. Mas como arquivá-los da forma correta? Vamos explicar nessa matéria.
Por que preciso armazenar o canhoto de nota fiscal?
O canhoto serve como comprovante de entrega, substituindo a segunda via do CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico). Além disso, ele tem finalidades comerciais e fiscais.
Não apresentar o canhoto assinado pode acarretar em problemas para receber a fatura. Eles também podem ser solicitados em auditorias e processos jurídicos para comprovar que a Nota Fiscal foi emitida e recebida.
Podemos perceber que o canhoto de nota fiscal é um documento com função importante na operação de transporte e logística. Por isso, precisamos ficar atento a forma que eles são armazenados.
Qual é a melhor maneira de armazená-los?
Como já citamos, armazenar os comprovantes de entrega apenas no papel não é uma boa ideia. Essa opção não é nem segura e nem prática. A grande maioria dos documentos que antes existiam apenas no papel, foram substituídos pela versão digital. Como, por exemplo, o falecido CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas), que desde 2013 foi substituído pela sua versão eletrônica, o CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
Substituir o canhoto no papel pelo digital traz muitos benefícios. Esqueça as caixas e arquivos empoeirados! É muito mais prático e rápido localizar um comprovante de entrega digitalizado.
Além disso, é muito mais seguro armazená-los eletronicamente. O papel se deteriora muito facilmente e ainda se corre o risco de perde-los.
Como digitalizar e armazenar os canhotos de nota fiscal?
No século atual, acompanhamos o avanço da tecnologia, e a velocidade com que esse avanço acontece até assusta um pouco. Toda essa evolução precisa ser utilizada e valorizada também na área da logística.
Hoje em dia, existem diversos softwares e aplicativos que tem o objetivo de facilitar o dia a dia de quem trabalha no setor de transporte e logística. Infelizmente, muitas empresas continuam com seus processos manuais e ultrapassados e não acompanham essa evolução.
Uma maneira muito eficiente de digitalizar os comprovantes de entrega é através de aplicativos de celular, como o TudoEntregue. Ele permite que o motorista digitalize documentos através da câmera do celular, no momento em que a entrega é realizada. A imagem do comprovante pode ser enviada diretamente para o sistema de gestão do embarcador ou do transportador, que a recebe em tempo real.
O canhoto também pode ser anexado à ocorrência de entrega, que pode ser registrada através do aplicativo.
Além de digitalizar os comprovantes de entrega, no TudoEntregue é possível:
- Fazer a leitura de código de barras, para o rastreabilidade dos volumes;
- Enviar as ordens de coleta e de entrega direto para o celular do motorista;
- Ter a localização exata dos motoristas;
- Acompanhar as ocorrências em tempo real e muitas outras funcionalidades.
Após digitalizados, o ideal é que os canhotos de nota fiscal sejam armazenados em sistema de gestão logística, como o Frete Brasil (para embarcadores) ou o Active Trans (para transportadores).
Dessa maneira, os comprovantes de entrega estarão sempre em segurança e podem ser consultados facilmente e a qualquer momento.
