Controle de entregas: Por que ele define a lucratividade da sua transportadora

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O diesel subiu de novo. A tabela de frete está defasada. E aquele cliente que fechou com você há três meses acabou de pedir uma cotação para a transportadora concorrente, que oferece um preço menor.

Se essa situação parece familiar, você não está sozinho.

Segundo a Confederação Nacional do Transporte (CNT), o preço do diesel é apontado como a principal dificuldade por 82,3% das transportadoras brasileiras. Na sequência, aparecem a carga tributária (56,5%) e a dificuldade de reajustar o frete (40,1%).

Diante desse cenário, é natural concentrar os esforços em reduzir o consumo de combustível e negociar impostos. Mas existe outro ponto que pode estar fazendo dinheiro sair da transportadora sem que você perceba: o controle das entregas.

Segundo levantamento do ILOS (Instituto de Logística e Supply Chain), o custo logístico brasileiro já consome 15,5% do PIB nacional, o equivalente a R$ 1,96 trilhão em 2025, . Uma parte desse custo nasce dentro da própria operação, em entregas mal planejadas, atrasadas ou que precisam ser refeitas.

Por que uma entrega atrasada custa mais do que o frete perdido?

Uma entrega que dá errado não custa apenas o frete daquela viagem. Ela pode gerar uma nova sequência de despesas que nem sempre aparece de forma clara na planilha: reentrega, atendimento extra ao cliente que liga para saber onde está a carga, retrabalho de conferência e reembalagem, maior risco de avaria por causa do manuseio repetido e, em casos extremos, até um frete emergencial para cumprir um prazo que já passou.

Cada um desses custos pode parecer pequeno quando analisado separadamente. Mas, somados ao longo do mês, eles reduzem a margem que deveria sobrar no final.

E existe um problema ainda maior: como esses gastos não aparecem necessariamente como uma única linha no financeiro, é fácil colocar a culpa no diesel ou na tabela de frete por um prejuízo que, na verdade, começou em uma coleta mal agendada ou em uma rota mal planejada.

O que a maioria das transportadoras ainda não controla

A pesquisa CNT Perfil Empresarial sobre Transporte Rodoviário de Cargas mostra um dado importante: apenas 39,7% das transportadoras brasileiras usam roteirização e somente 35,3% fazem rastreamento das cargas.

Na prática, isso significa que muitas empresas ainda definem rotas e acompanham entregas de forma manual, dependendo de planilhas, ligações e mensagens entre o motorista e o escritório.

Não é difícil entender por que tantos donos de transportadora passam o dia “apagando incêndios”.

Sem uma visão clara da operação, sobra pouco tempo para administrar o negócio e menos ainda para pensar em crescimento.

A rotina vira uma sequência de ligações para descobrir onde está o caminhão, planilhas atualizadas às pressas e clientes que percebem um atraso e ligam antes mesmo de a transportadora identificar o problema.

Você sabe quanto sua transportadora perde com entregas fora de controle?

Poucos gestores conseguem responder a essa pergunta com precisão.

Um bom ponto de partida é fazer três perguntas toda semana:

Quantas entregas ficaram fora do prazo combinado?
Quantas precisaram ser refeitas?
Quanto tempo a equipe gastou para resolver esses problemas?

Mesmo que esse controle comece em uma simples planilha, acompanhar esses números já pode revelar problemas que antes passavam despercebidos.

A transportadora pode descobrir, por exemplo, que determinados atrasos se repetem em uma mesma região, que algumas coletas são frequentemente agendadas fora do horário combinado ou que determinadas ocorrências consomem muito mais tempo da equipe do que outras.

Controle de entregas não é fiscalizar o motorista

Existe uma confusão comum: pensar que controlar as entregas significa vigiar quem está dirigindo o caminhão. Não é disso que estamos falando.

Controlar as entregas significa ter visibilidade sobre o que acontece em cada etapa da operação, desde a coleta até a confirmação do recebimento. Assim, quando um problema aparece, a equipe consegue agir antes que ele se transforme em um prejuízo maior.

Uma coleta cancelada sem aviso, uma rota mais longa do que o necessário ou uma carga parada porque ninguém sabe seu status: todas essas situações têm um custo real e, muitas vezes, evitável.

E existe uma oportunidade em cada uma delas.

Quando a transportadora identifica um problema no momento em que ele acontece, ainda há tempo para buscar uma solução antes que o cliente perceba a falha.

Como começar a controlar as entregas sem complicar a operação?

Não é preciso mudar tudo de uma vez.

O caminho mais simples é começar pelo básico: definir prazos claros para cada entrega, registrar os motivos de atrasos e cancelamentos e acompanhar esses números toda semana.

Esse hábito já pode ajudar a encontrar padrões na operação e mostrar onde estão os principais problemas.

Fazer tudo isso manualmente pode, realmente, ser mais demorado. Pois isso, o ideal é automatizar esse controle de entregas com tecnologia sempre que possível.

O verdadeiro custo de operar no escuro

Manter uma transportadora funcionando sem controle das entregas tem um custo que vai muito além do dinheiro perdido em uma entrega.

Custa tempo, que poderia ser usado para negociar melhores contratos, buscar novos clientes ou cuidar de outras áreas do negócio.

Custa energia, que acaba sendo gasta para resolver os mesmos problemas todos os meses.

E custa oportunidades, porque, enquanto a equipe está apagando incêndios, o cliente pode estar procurando outra transportadora.

No fim das contas, nem sempre é possível controlar o preço do diesel, os impostos ou o valor que o mercado está disposto a pagar pelo frete. Mas é possível ter mais controle sobre a própria operação.

E quando a transportadora sabe onde estão seus atrasos, seus retrabalhos e seus custos desnecessários, fica muito mais fácil tomar decisões melhores, proteger a margem e entregar um serviço que faça o cliente querer continuar com você.

Porque, em um mercado cada vez mais competitivo, não basta transportar. É preciso saber onde a operação está perdendo dinheiro, e agir antes que o prejuízo chegue ao cliente.

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