Em vez de ler, que tal assistir?
Se você é dono de transportadora, já sabe que existem documentos essenciais para estar em dia com a lei. E tem um deles que vai muito além disso, ele pode ser a diferença entre uma entrega bem-sucedida e um grande prejuízo: estamos falando do comprovante de entrega.
Todo mundo conhece esse documento, mas será que você realmente entende o impacto que ele pode ter no seu dia a dia?
Além de comprovar que a mercadoria foi entregue, ele também te protege de erros, retrabalhos e até reclamações injustas.
Continue lendo para descobrir por que o comprovante de entrega é uma peça-chave na sua operação e como ele pode trazer mais segurança, controle e tranquilidade para o seu negócio.
Para começar: O que é o comprovante de entrega?
O comprovante de entrega é o documento essencial, seja ele físico ou digital, que confirma que a mercadoria foi recebida corretamente pelo destinatário.
Para que tenha validade como prova de entrega, é essencial que a segunda via do conhecimento eletrônico seja assinada e datada por quem recebeu a mercadoria.
Entre as informações que devem constar no comprovante de entrega, estão:
- Número do protocolo de autorização do CT-e ou nota fiscal;
- Data e hora de entrega;
- Documento de identificação do responsável que recebeu a mercadoria;
- Chave de acesso da nota fiscal referente ao produto.
Ainda é muito comum que esse registro seja feito por meio de um canhoto assinado em papel.
No entanto, com a modernização da logística, cada vez mais empresas estão adotando versões digitais, que trazem mais agilidade, segurança e facilidade na gestão das entregas.
Se sua operação ainda utiliza o modelo físico, lembre-se: é fundamental arquivar uma cópia do comprovante de entrega. Ele pode ser indispensável em auditorias, processos internos ou em casos de contestação por parte do cliente.
Problemas comuns do comprovante de entrega
Mesmo que o comprovante de entrega seja um documento essencial para a logística, muitas empresas ainda têm dificuldades no seu gerenciamento.
Esses problemas, além de comprometerem a eficiência da operação, podem gerar prejuízos financeiros e desgaste com clientes e parceiros. Os principais problemas são:
- Tempo perdido procurando documentos físicos
Quando o processo é manual, localizar um comprovante arquivado pode levar horas, especialmente em operações com grande volume de entregas. Esse tempo poderia ser usado para tarefas mais estratégicas.
- Perda do valor de frete por falta de comprovação de entrega
Sem o comprovante, muitas transportadoras enfrentam atrasos ou até ficam sem receber o pagamento do frete. Afinal, se não há como provar que a carga foi entregue, o contratante pode contestar o serviço.
- Canhotos extraviados ou danificados
Canhotos amassados, rasgados, manchados ou simplesmente perdidos são mais comuns do que se imagina. E quando isso acontece, a operação fica vulnerável, sem registro, sem garantia e sem proteção.
- Retrabalho
Sem um sistema eficiente de gerenciamento de comprovantes de entrega, é comum precisar refazer tarefas, como confirmar entregas por telefone, reenviar documentos ou lidar com reclamações que poderiam ser evitadas com um simples clique.
Os benefícios do comprovante de entrega no transporte de cargas
Quando bem gerenciado, o comprovante de entrega oferece diversos benefícios para o seu negócio, como:
- Segurança e controle: O principal objetivo do comprovante é documentar que a mercadoria chegou ao destino, nas condições combinadas, com data, hora e assinatura do recebedor, protegendo a sua transportadora de possíveis problemas.
- Garantia de recebimento: Muitas empresas só liberam o pagamento após o recebimento do comprovante. Ter esse documento organizado agiliza o processo de faturamento e melhora o fluxo de caixa da transportadora.
- Redução de disputas: Em caso de disputas, extravios ou reclamações, o comprovante funciona como uma prova. Ele assegura direitos e ajuda a evitar prejuízos ou ações judiciais.
- Aumento da confiança: Quando você tem um sistema claro e transparente de comprovação de entregas, seus clientes confiam mais na sua transportadora, o que melhora a reputação do seu negócio.
A importância do comprovante de entrega
Imagine a seguinte situação: o motorista chega ao destino depois de horas na estrada. Entrega a carga, o recebedor confere tudo e assina o documento. Até aí, tudo certo. Dias depois, a transportadora recebe uma ligação informando que: “Essa carga não foi entregue.”
É nesse momento que o comprovante de entrega deixa de ser só mais uma etapa do processo e se transforma em um aliado. Ele comprova que o serviço foi feito e o cliente recebeu.
Esse documento simples é o que evita confusões, garante pagamentos e preserva relacionamentos. Sem ele, até uma entrega perfeita pode virar dor de cabeça.
O comprovante de entrega é, sem dúvida, uma ótima maneira de garantir precisão e segurança no transporte de cargas.
Sistemas automatizados e a digitalização do comprovante de entrega
A boa notícia é que a tecnologia tem tornado o gerenciamento de comprovantes muito mais fácil.
Agora pense em outra situação: o entregador finaliza o serviço, pega o celular, registra a entrega com assinatura digital e, em segundos, a informação já está no sistema da sua transportadora. Sem papel, sem risco de perder o canhoto e sem retrabalho.
Sistemas automatizados e soluções digitais, como aplicativos de controle de entregas, têm facilitado a confirmação de entregas e eliminado o risco de erros humanos.
Com a digitalização você reduz os erros na documentação e ganha agilidade na busca e no acesso aos comprovantes, sem depender de arquivos físicos.
Por exemplo, a tecnologia do Active TudoEntregue registra a geolocalização da entrega no local onde foi dado a baixa. Assim, você consegue verificar se o motorista realmente entregou no local indicado.
Além disso, a integração desses comprovantes com o sistema de gestão da transportadora (TMS) permite um controle mais eficiente de todo o processo, do envio até a entrega, e garante que todas as etapas sejam registradas corretamente.
Você sabe imediatamente se correu tudo bem e armazena digitalmente os comprovantes de entrega para que os encontre facilmente quando precisar.
E aí, esse conteúdo de ajudou?
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