Neste texto você vai conhecer três vantagens de digitalizar comprovantes e descobrir como um APP ajuda a poupar tempo e espaço para ganhar segurança e eficiência.
Os comprovantes de entrega são documentos indispensáveis e é preciso guardá-los para qualquer eventualidade. Mas quem trabalha com a logística de transportes e entregas sabe como os comprovantes de entrega em papel podem causar muita dor de cabeça. São fáceis de perder, difíceis de armazenar e o pior: você nunca encontra quando realmente precisa.
Imagine que você precisa apresentar um determinado comprovante, assinado pelo cliente, para receber a fatura. Só que essa entrega já foi feita há algum tempo e seu escritório tem pilhas de comprovantes acumulados em caixas de papelão– como você faz para encontrar um pequeno papel no meio de tantas caixas?
Não encontra. Por isso, o ideal é adotar uma alternativa melhor.
A solução mais eficiente é ter comprovantes de entrega digitalizados. Além de economizar muito espaço, em poucos cliques você irá encontrar exatamente o comprovante que precisa.
Por que digitalizar os comprovantes de entrega?
Sobre a necessidade de guardar os comprovantes de entrega, não há discussão. A legislação atual permite o uso de dois documentos como comprovantes de que uma entrega foi realizada corretamente: a 2ª via do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) ou o canhoto da nota fiscal, ambos com data e assinatura da pessoa que recebeu a encomenda. E a novidade é que esses comprovantes podem ser digitalizados seguindo as normas estabelecidos no Decreto 10.278, de 18-03-2020.
Para evitar complicações fiscais, jurídicas ou comerciais, é preciso manter o documento digitalizado por pelo menos cinco anos.
Mas este não é o único bom motivo para você criar e armazenar comprovantes de entrega de forma digital. Veja algumas das razões para ter comprovantes digitalizados:
- Para garantir mais segurança
Algumas coisas que pareciam que iriam durar para sempre acabam ficando ultrapassadas com a tecnologia digital – e os comprovantes em papel estão entre elas. Com os papéis, muitas coisas podem dar errado: perder, rasgar, sujar, molhar ou até queimar.
Por isso, a primeira vantagem é o nível de segurança e tranquilidade que você ganha digitalizando os comprovantes de entrega. Os canhotos de papel deixam de ser uma preocupação na sua empresa.
- Para ter praticidade e agilidade
Desperdiçar um longo tempo procurando canhotos é um aborrecimento bem comum entre quem atua com entregas. Outro problema é ter que ficar esperando horas ou até dias para que o motorista retorne e você possa dar baixa em uma entrega no sistema.
Um desperdício de tempo e dinheiro que você transforma em praticidade e eficiência com a tecnologia.
Aplicativos de gestão de entregas como o Tudo Entregue, por exemplo, permitem que o motorista dê baixa na entrega pelo celular assim que ela é feita. Você sabe imediatamente se correu tudo bem e armazena digitalmente os comprovantes de entrega para que os encontre facilmente quando precisar.
- Para conseguir mais espaço no local de trabalho
Armazenar comprovantes em papel é desperdiçar um espaço que poderia ser melhor aproveitado. Os documentos acabam ocupando boa parte do escritório, os arquivos ficam cheios de poeira (o que pode levar até a uma alergia!), e realizar qualquer pesquisa leva um bom tempo de horas-extras.
Acabe com esse problema digitalizando os comprovantes de entrega. Os documentos ficam armazenados de forma organizada no sistema e você pode colocar uma máquina de café ou uma bela planta no lugar em que ficavam os arquivos empoeirados.
Com o Tudo Entregue você digitaliza todos os comprovantes de entrega
Como já falamos, o aplicativo TudoEntregue é um grande aliado para ter comprovantes digitalizados.
Esqueça procedimentos ultrapassados como armazenar comprovantes de entrega em papel: neste novo mundo digital, quem não aproveita as facilidades da tecnologia acaba perdendo espaço para a concorrência!
Digitalizar e armazenar comprovantes de entrega com o APP TudoEntregue fará você poupar tempo, ganhar mais segurança e ainda aumentará a produtividade da empresa.
Além disso, a digitalização dos comprovantes de entrega não são a única vantagem do aplicativo. Com o TudoEntregue você também pode:
– Fazer a leitura do código de barras para rastrear os volumes;
– Enviar as ordens de coleta e de entrega diretamente para o celular do motorista;
– Saber a localização exata de todos os motoristas;
– Fazer a roteirização das entregas para aproveitar melhor o tempo de cada motorista (e economizar tempo e gastos com combustível);- Acompanhar as entregas e possíveis ocorrências em tempo real.
Que tal se livrar dos canhotos de papel e ainda ter acesso a uma série de benefícios para otimizar as entregas da sua empresa? Saiba mais sobre o TudoEntregue, um APP inovador para controle de entregas e coletas!
