Em vez de ler, que tal assistir?
Se você trabalha controlando entregas de produtos hospitalares e percebeu que perde horas para escolhendo motoristas, lidando com roteiros ineficientes, tendo dificuldades para consultar quais materiais foram entregues e recebendo canhotos por WhatsApp, saiba que você está cometendo alguns erros que podem afetar a sua operação.
A logística de insumos hospitalares é uma área crítica e complexa que enfrenta diversos desafios.
A entrega eficiente e segura de equipamentos, descartáveis e instrumentais cirúrgicos é essencial para garantir o funcionamento adequado dos serviços de saúde.
Lendo até o fim você vai descobrir 5 erros comuns no controle de entregas dos produtos hospitalares e o terceiro pode colocar muita coisa em risco, inclusive o seu faturamento. 🤯
1º Erro: Planejamento de rotas ineficiente para produtos hospitalares
O planejamento de rotas é um processo logístico para definir a melhor sequência para as entregas e coletas.
É comum que a responsabilidade por essa tarefa muitas vezes fique nas mãos do motorista, o que de longe não é o ideal.
Muitas vezes, motoristas percorrem distâncias maiores do que o necessário, o que além de gerar desperdício com combustível, também aumenta o tempo de entrega.
O planejamento de rotas faz parte da estratégia para realizar entregas no prazo e de forma econômica.
Por mais que você tenha um motorista de confiança e que conhece o trajeto, é necessário que o planejamento seja feito previamente justamente para evitar erros logísticos, porque nem sempre o menor caminho é o melhor.
Fazer roteirização de forma manual afeta principalmente progresso das entregas e pode causar atrasos.
Atualmente, existem sistemas de roteirização automática que são acessíveis e cabem no bolso até de quem está começando o seu negócio. Eles levam em consideração fatores como distância, ordem das entregas e capacidade dos veículos, economizando tempo e recursos.
2º Erro: Falta de rastreabilidade das entregas dos produtos hospitalares
Não saber onde está o motorista atrapalha e muito seus resultados.
No caso de entregas de insumos hospitalares, que são itens urgentes e extremamente importantes, essa falta de visibilidade é ainda mais crítica, pois o tempo é essencial para o sucesso da operação.
Sem um sistema de controle de entregas eficiente é necessário fazer diversas ligações, interrompendo o trabalho do motorista, para ter atualizações sobre a entrega.
Sem tecnologia é impossível saber em tempo real se a entrega já foi finalizada e onde foi feita a baixa. Supondo que você acompanhe 2 ou 3 carros, sinceramente, é até possível fazer esse controle manualmente, mas não quer dizer que é a melhor opção, ainda mais se você quer ver a empresa crescer. Porque quando a frota cresce para 12, 20 ou 30 veículos, torna-se impossível fazer ligações para cada motorista para entender a situação.
Sem um sistema de controle de entregas, saber o progresso das coletas e entregas ao longo do dia é uma tarefa difícil. Isso pode levar a incertezas sobre quando a mercadoria chegará ao cliente, se foi entregue corretamente e você perde a capacidade de atuar prontamente quando acontece algum problema.
O cliente sofre os impactos de uma entrega sem visibilidade, pois ele precisa entrar em contato por telefone para saber informações sobre sua entrega. Isso resulta em insatisfação e diminui a confiança na sua operação.
Uma solução é utilizar aplicativos de entrega com funcionalidade de rastreamento do motorista em tempo real. Esses aplicativos permitem que a expedição cadastre as entregas e monitore a localização dos motoristas e o status das entregas, proporcionando mais visibilidade e controle sobre todo o processo logístico.
3º Erro: Controlar e armazenar os canhotos de entrega pelo WhatsApp
Atualmente, quando um cliente liga dizendo que não recebeu a entrega, o que você faz?
Sem um sistema automatizado, a primeira etapa é procurar manualmente entre as entregas do dia e identificar qual motorista estava responsável, para então ligar e esclarecer a situação. Isso pode ser extremamente demorado e ineficiente.
Além disso, vai ser necessário vasculhar um grupo de WhatsApp repleto de mensagens para encontrar a foto do canhoto, se é que o motorista enviou uma.
Esse processo manual tem várias desvantagens:
- Perda de tempo: Buscar informações manualmente pode levar a atrasos significativos, especialmente se tiver muitas mensagens e documentos para revisar.
- Risco de erros: Dependendo da quantidade de dados e mensagens, há um grande risco de confusão ou perda de informações cruciais.
- Comunicação ineficiente: A comunicação por meio de aplicativos de mensagens pode ser fragmentada, dificultando a resolução rápida de problemas. Inclusive, vou falar mais sobre isso no próximo tópico.
Agora, imagine essa situação utilizando um sistema automatizado. O cliente te passa o número da nota fiscal e você consegue visualizar no sistema. Dando um zoom no mapa é possível ver o “carrinho” do motorista na frente do local de entrega. Aí é só tirar um print da tela e enviar para o cliente dizendo que foi sim entregue. Essas informações são de grande valia, servem tanto para o motorista quanto para o cliente.
E se o motorista não tiver feito a entrega realmente?
Aí você consegue identificar rapidamente onde ele está, se aconteceu alguma ocorrência, se está em rota para a entrega desse cliente e posicioná-lo.
E quais são os riscos para o seu faturamento?
O controle manual de canhotos e documentos físicos é suscetível a erros, perdas e fraudes. Manter registros precisos e acessíveis é essencial, mas pode ser um grande desafio sem as ferramentas adequadas.
Um controle ineficiente pode impactar diretamente o faturamento da sua empresa de várias maneiras:
- Recebimentos atrasados ou não realizados: Se a entrega não é confirmada de forma eficiente, o seu cliente pode atrasar o pagamento ou você perder toda a receita daquela entrega.
Imagine que o cliente alegue que não recebeu ou que o pedido estava incompleto e você não consegue encontrar o canhoto nas conversas, porque o motorista não mandou e perdeu. Não tem como comprovar para quem foi entregue ou se tudo que foi solicitado foi realmente entregue. Em alguns casos, o prejuízo financeiro pode ser muito alto.
Acontece situações em que após meses ou anos da entrega, o cliente solicita o canhoto ou comprovação da entrega e se estiver dentro de caixas, vai precisar parar o departamento para procurar e torcer para que esteja lá ou procurar entre diversas conversas e documentos no WhatsApp.
- Multas e penalidades: Se houver falhas na comunicação e no controle das entregas, sua empresa pode ser penalizada por atrasos ou por não cumprir prazos contratuais, o que gera custos adicionais. Se não tiver um documento que comprove que a entrega foi feita, o prejuízo pode ser ainda maior.
- Desgaste com clientes: A falta de agilidade e clareza no controle das entregas pode resultar em insatisfação do cliente, impactando a continuidade de contratos e a fidelidade, além de prejudicar a reputação da empresa.
Uma ótima solução para esses problemas é a digitalização de canhotos de entrega e uso de assinaturas eletrônicas. Os motoristas podem capturar fotos dos canhotos assinados e carregá-los diretamente no aplicativo de entrega.
Isso cria um registro digital seguro e facilmente acessível, reduzindo o risco de perda de documentos e facilitando a verificação.
Um aplicativo de entregas, como o TudoEntregue por exemplo, garante que cada entrega seja bem documentada e que os processos internos estejam alinhados para suportar o crescimento da empresa sem comprometer o faturamento.
4° Erro: Comunicação ineficiente
Quem nunca enfrentou dificuldades na comunicação, seja por mensagens ou pessoalmente, que levante a mão.
Problemas de comunicação são comuns, mas podem causar grandes transtornos na logística de entregas.
Quando a comunicação é feita por aplicativos de mensagens, as informações podem ficar dispersas e desorganizadas, levando a demora na resolução dos problemas.
Imagine uma situação em que a comunicação é feita via WhatsApp. Durante o trajeto, o motorista envia uma mensagem avisando que está preso no trânsito e pode se atrasar. A mensagem se perde no meio de outras conversas do grupo, e ninguém percebe o aviso a tempo.
Em um cenário onde cada minuto conta, a falta de um protocolo de comunicação clara e integrada pode ter consequências graves, impactando diretamente a confiabilidade e a reputação da sua empresa.
Sem um sistema eficiente que centralize e notifique automaticamente as ocorrências da entrega, as informações ficam soltas, resultando em atrasos e, no caso de insumos hospitalares, comprometendo a segurança dos pacientes.
5º Erro: Falta de gestão de feedback e melhoria contínua
Como você controla a eficiência e a qualidade do seu processo logístico?
Sem uma boa gestão, é difícil monitorar a performance de veículos e motoristas, identificar discrepâncias de rotas, problemas recorrentes, otimizar o uso de recursos e assegurar que os materiais sejam entregues dentro dos prazos estabelecidos.
Um sistema eficiente permite que você tenha informações valiosas sobre cada etapa do processo de entrega. Por exemplo, ao coletar feedback dos motoristas e clientes, você pode identificar quem está entregando mais resultados e onde as rotas estão sendo otimizadas.
Além disso, um bom sistema de gestão permite identificar o que está entregue e te dá uma segurança sobre o horário da saída do material. Isso ajuda a evitar que, caso a expedição libere o material muito tarde, a culpa recaia injustamente sobre o motorista, e assegura que o processo seja justo e transparente.
Além disso, um bom sistema de gestão permite rastrear com precisão o horário de saída e entrega dos materiais. Então, se um motorista enviar uma foto da entrega às 19h, mas na verdade a entrega foi feita às 17h, o sistema pode identificar essa discrepância e evitar o pagamento indevido de horas extras.
Percebe a importância de um sistema eficiente que permite uma análise regular dos dados coletados, melhorando a eficiência, reduzindo custos e garantindo que a logística da sua empresa funcione de maneira integrada e otimizada?
Se você quer parar de cometer esses erros nas entregas de produtos hospitalares, receba uma demonstração gratuita do sistema de controle de entregas Active TudoEntregue. É só entrar em contato no link que vou deixar no card aqui em cima, na descrição do vídeo e no primeiro comentário.
Este conteúdo te ajudou? Conheça a Active Corp e nossas soluções para simplificar a logística e transporte.
